Le registre de prestataires est un élément essentiel du système de santé, car il alimente presque toutes les interactions dans le domaine des soins médicaux : de la recherche à la prise de rendez-vous, des recommandations aux demandes de remboursement, sans oublier la coordination des soins. Il constitue la base sur laquelle les systèmes et les personnes s'appuient pour prendre des décisions et fournir des services. Pourtant, de nombreuses organisations constatent qu'il est plus difficile que jamais de maintenir des données précises et connectées sur les prestataires.

Dans cet article, nous abordons trois points : ce qui change dans les données prestataires, pourquoi l'ancienne approche ne fonctionne plus et ce que les organisations doivent faire pour rester à la pointe.

Une nouvelle ère pour les données prestataires

Les soins de santé basés sur l'IA fonctionnent grâce à des données en temps réel. Ils génèrent désormais d'énormes volumes de données en temps réel, alimentées par l'IA, les processus en continu et la prestation de soins numériques [4]. Alors que les outils d'IA tels que les assistants vocaux et le triage prédictif remodèlent la prestation des soins, les données sur les prestataires ne peuvent plus demeurer statiques. Ces systèmes s'appuient sur des informations en temps réel (disponibilité, spécialités, services) pour fonctionner de manière sûre et efficace.

Les utilisateurs modernes attendent davantage des interfaces de recherche. Les attentes en matière de recherche de prestataires ont évolué : les patients, les membres et les cliniciens référents exigent désormais des registres rapides, intuitifs et riches en informations. Pourtant, une étude américaine réalisée en 2023 a révélé un écart persistant entre les besoins des utilisateurs et ce que proposent les registres. Seuls 58 % indiquaient les heures d'ouverture et 59 % mentionnaient l'accessibilité aux personnes handicapées ; 7 % ne précisaient pas si les prestataires acceptaient de nouveaux patients, malgré les exigences fédérales [5]. Parallèlement, l'étendue des données requises sur les prestataires s'élargit : les utilisateurs s'appuient de plus en plus sur des répertoires qui incluent les spécialités, les domaines de sous-spécialisation, la disponibilité en ligne, les langues parlées et les modalités de soins afin de prendre des décisions éclairées.

Plus de données, plus de sources, à plus grande échelle. Les prestataires actuels opèrent à travers plusieurs réseaux de soins, modes de prestation et plateformes numériques, ce qui entraîne un flux massif de données incohérentes provenant de nombreuses sources. À cette échelle, gérer des données avec des fichiers statiques et des systèmes cloisonnés entraîne des doublons, des retards et des erreurs. Sans une infrastructure flexible, les données prestataires deviennent un handicap plutôt qu'un atout.

À mesure que les systèmes de santé évoluent, ils s'appuient plus que jamais sur des données contextuelles et interconnectées. Sans informations fiables sur les prestataires, des ambitions telles que les orientations intelligentes et la navigation en temps réel restent difficiles à mettre en œuvre.

Pourquoi votre ancien modèle ne fonctionne plus

Les mises à jour manuelles sont encore la norme et freinent les progrès. Même si un certain niveau de travail manuel sera toujours nécessaire, y recourir excessivement est un obstacle majeur au maintien de répertoires de fournisseurs. Une étude récente a montré que la charge administrative pour les cabinets médicaux (soumission de données via différents calendriers, formats et technologies) coûte près de 2,76 milliards de dollars US par an aux cabinets et aux assureurs [6]. Les exigences de mise à jour exercent une pression constante sur les ressources et compromettent la fiabilité des données des répertoires.

L'ingestion de fichiers plats et les schémas statiques rigides ont été conçus pour une ère de gestion des données plus lente et statique. Ils reposent sur des mises à jour par lots et des structures fixes qui ne peuvent pas suivre les exigences multisources et en temps réel des réseaux de prestataires modernes. Comme les données changent fréquemment et se présentent sous de nombreux formats, ces modèles obsolètes entraînent des retards, des incohérences et des coûts de maintenance élevés, ce qui rend plus difficile de fournir des informations précises et prêtes à l'emploi lorsque cela est le plus nécessaire.

Trop de sources, trop de références. Bien souvent, un registre de prestataires n'est pas une source unique de vérité, mais plutôt un patchwork de répertoires, de feuilles de calcul, de listes et de systèmes cloisonnés. Les coordonnées inexactes et les entrées obsolètes, y compris les prestataires dits « fantômes » qui n'exercent plus ou n'acceptent plus de patients, restent des problèmes très répandus. Les adresses, numéros de téléphone ou spécialités indiqués pour les cabinets médicaux sont souvent inexacts. Une étude publiée en 2024 dans Health Affairs Scholar a montré que les coordonnées figurant dans les répertoires des principaux assureurs étaient incohérentes dans environ 35 à 53 % des cas, et indiqué que les inexactitudes étaient non seulement courantes, mais également persistantes dans le temps [1].

La charge de travail liée à la mise à jour multiformat des registres des prestataires est réelle et importante. Ce qui semble cohérent dans un système peut entrer en conflit dans un autre lorsque les flux d'accréditation, les données des payeurs, les systèmes RH internes et les répertoires hérités utilisent chacun des formats, des normes et des calendriers différents. Une vaste étude a révélé que, parmi cinq grands répertoires d'assureurs américains, la cohérence des informations d'adresse variait de seulement 16,5 % à 27,9 %, et celle des numéros de téléphone de 16,0 % à 27,4 %, prouvant clairement que la fragmentation des formats et des normes reste un problème systémique [2]. Cette variation de format ralentit les équipes, ajoute des frais généraux liés aux tâches manuelles et augmente la dette technique tout au long du cycle de vie des données des prestataires.

Des données propres n’apportent pas de valeur ajoutée si elles ne sont pas exploitables. De nombreuses organisations investissent dans la correction des dossiers de prestataires afin d'en garantir l'exactitude (standardisation des noms, mise à jour des coordonnées, suppression des doublons), mais ces données « nettoyées » restent souvent déconnectées des processus qu'elles sont censées soutenir. Lorsque les données prestataires ne sont pas normalisées, interopérables ou reliées aux systèmes en aval, elles ne peuvent pas alimenter efficacement des fonctionnalités intelligentes telles que la navigation personnalisée ou les recommandations basées sur l’IA, même lorsqu’elles sont exactes. Sans API ouvertes, sans normes communes telles que FHIR et sans accès en temps réel, ces données demeurent cloisonnées et perdent une grande partie de leur valeur opérationnelle. Comme le confirment des recherches récentes, l’échange significatif de données cliniques reste en retard sur les progrès techniques [3].

La conformité aux mandats fédéraux tels que la loi No Surprises Act ajoute une pression supplémentaire. Le non-respect de ces normes expose les organisations à de lourdes sanctions réglementaires, à des recours administratifs coûteux et à un nombre croissant de refus de remboursement. Cela élève le défi du simple fardeau technique à un enjeu de gestion des risques au niveau exécutif.

Outre des symptômes de déclin, on peut voir les failles des anciens modèles comme les signes avant-coureurs d'une transformation. Alors que les systèmes de santé évoluent vers une plus grande interopérabilité, une approche centrée sur le patient et une transparence des données, la gestion des données prestataires doit évoluer pour s'adapter à cette nouvelle réalité.

Faire évoluer vos données prestataires pour rester dans la course

Pour résoudre les défis liés aux données fournisseurs, la première étape est de repenser leur rôle. Plutôt que de les traiter comme des documents administratifs à nettoyer et à stocker, les principaux organismes de santé commencent à considérer les données prestataires comme une infrastructure vivante : un atout dynamique capable de s'adapter, de réagir et d'alimenter des processus dans tout l'écosystème.

Pour soutenir cette évolution, les registres des prestataires doivent être repensés autour de trois principes fondamentaux : comment les données sont connectées, comment elles sont gérées et comment elles sont activées.

Connecter : briser les silos sans imposer de normalisation. En moyenne, les registres de prestataires puisent dans des flux d'accréditation, des fichiers de payeurs, des systèmes RH internes et des répertoires issus d’anciens systèmes, chacun ayant son propre schéma et son propre cycle de mise à jour. Un registre moderne doit intégrer des données provenant de sources diverses sans exiger de normalisation préalable, mais en utilisant plutôt des schémas flexibles et une logique de mappage qui permettent d'ingérer les données en continu et de les réconcilier en une source unique et actualisée.

Cette architecture permet aux données de circuler sans heurt, même lorsque leur volume et leur diversité augmentent.

Gérer : des enregistrements propres et traçables grâce à une automatisation intelligente. Nettoyer les données ne veut pas nécessairement dire tout vérifier manuellement. Grâce à des règles configurables, une logique de déduplication et une automatisation intelligente soutenue en partie par l'IA, la plupart des entrées peuvent être traitées automatiquement, avec certaines exceptions nécessitant une supervision humaine. Cela réduit considérablement les frais généraux opérationnels et permet aux experts de se concentrer sur les domaines où leur jugement apporte le plus de valeur ajoutée.

Parallèlement, un système moderne doit préserver une forme de traçabilité, en maintenant les liens avec les données sources d’origine pour permettre aux équipes de comprendre l’origine des informations, d’en comparer les versions et de faire confiance aux processus qui les génèrent.

Activer : fournir les bonnes données au bon processus, en temps réel. Les données propres n'ont de valeur que si elles peuvent être utilisées. Les plateformes modernes de prestataires doivent permettre un partitionnement flexible basé sur la géographie, la logique métier, les niveaux d'accès ou les règles de conformité, et doivent prendre en charge des API sécurisées en temps réel qui alimentent directement les systèmes de recherche, de référence, de répertoires, d'analyse, de réclamation ou de navigation.

C'est à ce stade que les données prestataires cessent d'être passives et deviennent une infrastructure active, permettant des expériences personnalisées, des soins coordonnés et une automatisation intelligente.

Perspectives

L'interopérabilité, l'évolutivité et l'intelligence exigent plus qu'un simple répertoire bien organisé. Elles nécessitent un nouvel état d'esprit, dans lequel les données des prestataires ne sont pas considérées comme une charge à gérer, mais comme une capacité stratégique permettant d'obtenir des résultats à grande échelle.

Clinia contribue à cette évolution grâce à un registre de prestataires conçu pour l'intégration, l'automatisation et l'évolutivité. Quels que soient les outils utilisés, la voie à suivre est claire : les organisations qui considèrent les données de prestataires comme une infrastructure, et non comme de simples informations, seront mieux placées pour soutenir l'évolution des modèles de soins et des technologies.

Références

[1] Haeder SF, Zhu JM. Inaccuracies in provider directories persist for long periods of time. Health Aff Scholar. 2024;2(6).

[2] Butala NM, Jiwani K, Bucholz EM. Characterizing physician directory data quality: variation by specialty, state, and insurer. BMC Health Serv Res*.* 2024;24:808.

[3] Pimenta N, Chaves A, Sousa R, Abelha A, Peixoto H. Interoperability of clinical data through FHIR: a review. Procedia Comput Sci. 2023;220:856-861.

[4] Shaffi SM. Transforming healthcare with real-time big data analytics: opportunities, challenges, and future directions. Int J Fundam Manag Res. 2025;7(1).

[5] Xu WY, Raver EW, Elton T IV, Davis M, Haeder SF. Disconnects between provider network directories and patient preferences. Am J Manag Care. 2024;30(12):660–666.

[6] Butala NM, Jiwani K, Bucholz EM. Consistency of physician data across health insurer directories. JAMA Netw Open. 2023;6(4):e2802329.